Régularisation des charges locatives : calcul, délais et cas particuliers en 2026

Chaque année, propriétaires et locataires se retrouvent face au même moment un peu redouté : la régularisation des charges. Entre les provisions versées mensuellement et les dépenses réelles constatées, il y a souvent un écart, en faveur de l’un ou de l’autre. Comprendre comment ce mécanisme fonctionne, dans quels délais il s’applique et comment réagir dans les situations particulières évite la plupart des litiges. Voici le guide complet pour aborder cette étape sereinement, que vous soyez propriétaire bailleur ou locataire.

Qu’est-ce que la régularisation des charges locatives ?

Dans la grande majorité des baux d’habitation, les charges locatives sont réglées sous forme de provisions mensuelles. Le locataire verse chaque mois un montant estimé, intégré à son loyer, qui couvre les dépenses prévisibles : entretien des parties communes, eau froide, chauffage collectif, taxe d’enlèvement des ordures ménagères, ascenseur, etc.

Mais ces provisions sont des estimations. Une fois par an, le propriétaire compare le total des provisions versées par le locataire avec le montant réel des charges constatées. C’est cette opération de comparaison et d’ajustement que l’on appelle la régularisation des charges locatives.

Le résultat peut pencher dans deux sens. Si les charges réelles dépassent les provisions versées, le locataire doit régler le complément. Si les provisions ont été surestimées, le propriétaire rembourse le trop-perçu.

Quelles charges sont récupérables sur le locataire ?

Toutes les charges payées par le propriétaire ne sont pas répercutables sur le locataire. Seules les charges récupérables définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent faire l’objet d’une provision et d’une régularisation.

Ces charges récupérables couvrent principalement :

• L’entretien des parties communes intérieures et extérieures (nettoyage, produits d’entretien, personnel)
• L’eau froide et chaude collective, les égouts
• Le chauffage et la production d’eau chaude collectifs
• L’ascenseur (électricité, contrat de maintenance, petites réparations)
• La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM)
• L’entretien des espaces verts
• Les équipements de sécurité (interphone, digicode, éclairage des parties communes)

En revanche, certaines dépenses restent à la charge exclusive du propriétaire et ne peuvent jamais être répercutées : les grosses réparations relevant de l’article 606 du Code civil, la taxe foncière (hors TEOM), les honoraires de syndic pour les assemblées générales ordinaires, ou encore les frais de ravalement de façade.

En copropriété, les charges de l’immeuble sont réparties entre tous les lots. Seule la quote-part correspondant au logement loué et portant sur des postes récupérables peut être imputée au locataire.

Comment calculer la régularisation des charges locatives ?

Le calcul est simple dans son principe. La formule est la suivante :

Charges réelles récupérables de la période – Provisions versées par le locataire = Solde à régulariser

Si le résultat est positif, le locataire doit un complément. S’il est négatif, le propriétaire rembourse le trop-perçu.

Le cas du locataire entré ou sorti en cours d’année

Lorsque le locataire n’a pas occupé le logement sur l’intégralité de la période de référence, le calcul s’effectue au prorata du temps d’occupation. Un locataire entré le 1er avril et présent jusqu’au 31 décembre ne prend en charge que 9/12e des charges annuelles récupérables, pas la totalité.

L’information préalable en immeuble collectif

La loi impose au propriétaire de communiquer au locataire, au moins un mois avant la régularisation, un décompte par nature de charges et les modalités de répartition en immeuble collectif. Cette information préalable permet au locataire d’analyser le décompte avant de se retrouver face à un appel de fonds qu’il n’a pas anticipé.

Dans quel délai faire la régularisation des charges locatives ?

C’est l’une des questions les plus fréquentes, et les réponses varient selon les situations.

La règle de base : une fois par an minimum

La loi du 6 juillet 1989 impose une régularisation au moins une fois par an. C’est le propriétaire qui en prend l’initiative. En copropriété, la régularisation intervient naturellement après la réception de l’arrêté annuel des comptes du syndic, qui détaille la part récupérable des charges. Hors copropriété, il est courant de régulariser chaque année en janvier pour coïncider avec la TEOM, facturée annuellement.

Un délai de 3 à 6 mois après la clôture de l’exercice est considéré comme raisonnable dans la pratique.

La prescription triennale : le délai maximum

L’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 fixe un délai de prescription de 3 ans pour les actions relatives aux charges locatives. Cela signifie deux choses concrètes :

Du côté du propriétaire : si une année n’a pas été régularisée, il peut remonter jusqu’à 3 ans en arrière pour réclamer le complément. Une régularisation effectuée en 2026 peut donc porter sur les exercices 2023, 2024 et 2025. Au-delà, la dette est définitivement prescrite.

Du côté du locataire : symétriquement, un locataire qui découvre un trop-perçu peut en exiger le remboursement pendant 3 ans à compter de la régularisation concernée.

La régularisation tardive : le droit de paiement en 12 fois

C’est un point que beaucoup ignorent. Si le propriétaire effectue la régularisation au-delà d’un an après la fin de la période de référence, la régularisation est considérée comme tardive. Dans ce cas, le locataire a le droit de régler le complément en 12 mensualités, sans que le propriétaire puisse s’y opposer. Ce droit est prévu par la loi pour protéger le locataire contre les rattrapages importants qu’il n’a pas pu anticiper.

Régularisation des charges après le départ du locataire

C’est la situation la plus complexe, et celle qui génère le plus de litiges. Quand un locataire quitte le logement en cours d’année, les comptes de copropriété ne sont souvent pas encore clôturés. Le propriétaire ne connaît donc pas encore le montant exact des charges récupérables pour la dernière période.

La retenue de 20 % sur le dépôt de garantie

La loi autorise le propriétaire à retenir jusqu’à 20 % du dépôt de garantie dans l’attente de la régularisation finale des charges. Cette retenue est une faculté, pas une obligation. Elle ne peut jamais dépasser 20 % du dépôt, quelle que soit l’estimation des charges à venir.

Les 80 % restants du dépôt de garantie doivent être restitués dans le délai légal habituel : 1 mois si l’état des lieux de sortie est conforme, 2 mois en cas de dégradations constatées.

Une fois les comptes de copropriété approuvés, le propriétaire procède à la régularisation définitive. Il dispose alors d’un mois pour restituer le solde de la retenue des 20 %, déduction faite de l’éventuel complément de charges dû. Si les charges réelles sont inférieures à la retenue effectuée, le propriétaire rembourse la différence sans délai.

Quand le locataire part sans avoir régularisé les années précédentes

Le propriétaire peut tout à fait réclamer des charges non régularisées à un locataire qui a quitté le logement, dans la limite du délai de prescription de 3 ans. Il devra fournir les justificatifs correspondants et un décompte clair. Sans justificatifs, le locataire est en droit de ne pas régler.

La régularisation des charges en logement HLM

Les règles applicables aux logements sociaux (HLM) diffèrent partiellement de celles du parc privé. Les organismes HLM sont soumis à des obligations spécifiques en matière de transparence des charges. Ils doivent notamment communiquer chaque année un bilan comptable des charges par immeuble ou par groupe d’immeubles, détaillant poste par poste les dépenses engagées.

Les locataires HLM peuvent demander à consulter les pièces justificatives auprès de leur bailleur social. En cas de désaccord, le recours à la commission départementale de conciliation est possible, comme dans le parc privé.

Comment contester une régularisation de charges ?

Un locataire qui reçoit un appel de charges qu’il estime injustifié ou mal calculé dispose de plusieurs recours.

La première étape est de demander les justificatifs au propriétaire. La loi oblige le bailleur à tenir à disposition du locataire les pièces justificatives des charges pendant au moins 6 mois après l’envoi du décompte. Un locataire peut consulter ces documents sur simple demande.

Si le désaccord persiste, les parties peuvent saisir gratuitement la Commission Départementale de Conciliation (CDC) dont dépend le logement. C’est une étape amiable, rapide et gratuite, qui résout une grande partie des litiges sans passer par le tribunal.

En dernier recours, le tribunal judiciaire est compétent pour trancher. Le délai de prescription de 3 ans s’applique ici aussi : aucune action ne peut être engagée au-delà de ce délai.

Les erreurs fréquentes à éviter

Pour les propriétaires : ne jamais dépasser 3 ans sans régulariser, au risque de perdre définitivement les sommes dues. Penser à ajuster les provisions à la hausse lors de chaque régularisation si elles se révèlent systématiquement insuffisantes. Ne jamais facturer des charges non listées dans le décret 87-713, sous peine de contestation fondée.

Pour les locataires : ne jamais utiliser le dépôt de garantie pour ne pas payer le dernier mois de loyer ou les dernières charges. Ces sommes restent dues jusqu’à la fin du préavis, indépendamment du dépôt. C’est une erreur fréquente qui expose à des poursuites.

Questions fréquentes sur la régularisation des charges locatives

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La régularisation des charges locatives est une obligation légale annuelle qui protège autant le locataire que le propriétaire. Bien menée, avec un décompte clair, des justificatifs disponibles et des provisions réalistes, elle ne génère aucun litige. C’est souvent le manque de transparence ou le retard dans la procédure qui crée des tensions. Anticiper, documenter et communiquer clairement reste la meilleure façon d’aborder cette étape sereinement.